Alle vragen en antwoorden op een rij

Hier vind je de antwoorden op de meestgestelde vragen over preventief werken na de inwerkingtreding van de AVG.

 

Vraag
Mag je als leerplichtambtenaar of preventiemedewerker 18+ in het kader van preventie, op de onderwijslocatie, gesprekken houden over verzuim van minder dan 16 uur in 4 weken, óók met leerlingen die niet staan ingeschreven in de gemeente waar jij voor werkt?

Antwoord
Ja, je mag in het kader van preventief werken jongeren spreken als de wettelijke termijn van verzuim (16 uur in 4 weken) nog niet bereikt is. 

Voorwaarde is wel dat school al zelf actie heeft ondernomen (bijvoorbeeld de ouders en of de jongere gebeld, terugkom-acties etc). 

School kan via DUO melden via Overig Verzuim als de wettelijke termijn nog niet is bereikt. Zorg dat school minimaal 1 uur verzuim via DUO meldt, zodat je een wettelijke basis hebt om een preventief gesprek aan te gaan. Uitsluitend een namenlijst van de school (zonder DUO melding) is dus onvoldoende.

Of je leerlingen (preventief) mag spreken die niet ingeschreven staan in de gemeente waarvoor je werkt ligt eraan. Als je beëdigd bent om ook voor de (regio)gemeente(n) te werken, dan kun je die leerlingen spreken omdat je bevoegd bent. Ben je niet bevoegd, dan heb je geen grond om de jongeren te spreken.

Realiseer je dat je ook vóór de komst van de AVG, onder de Wbp, beëdigd c.q. bevoegd moest zijn om jongeren van andere gemeente(n) of regio’s te spreken. Ben je namelijk niet aangewezen door hen in het kader van het houden van toezicht op de naleving van de Leerplichtwet, dan ontbreekt de wettelijke grondslag om deze jongeren te spreken.

Hetzelfde geldt voor RMC. Je bent niet bevoegd om leerlingen uit een andere regio (preventief) te spreken als zij een onderwijsinstelling in jouw regio bezoeken.

De AP kan een boete opleggen (maximaal € 20 miljoen) of een maatregel opleggen in verband met het onrechtmatig gebruikmaken van persoonsgegevens.

Wat kun je doen?
Bespreek de huidige aanpak met je manager en de FG. Willen jullie (en de onderwijsinstelling) verder met preventieve verzuimgesprekken op de onderwijslocatie? Organiseer dit dan samen met de omliggende gemeenten.

Je hebt dan twee opties: via collegebesluiten van betrokken gemeenten formeel regelen dat de alle leerplichtambtenaren aangewezen en beëdigd worden om voor elkaar de leerplichttaak uit te voeren. Je kunt dan de huidige werkwijze AVG proof voortzetten. Of -wanneer je dit niet regelt- spreek dan alleen de leerlingen uit je eigen gemeente.
 
Vraag
Mag je in persoonlijk overleg met medewerkers van scholen preventief jongeren bespreken? Of mag dit pas als er een officiële melding over een leerling gedaan is?

Antwoord
Ga altijd na of er een wettelijke basis is waarop je dit kunt doen. Ken je Wet- en Besluit Verzuimmelding! Is er een grondslag waarop je de jongere mag bespreken? Is er geen verzuim gemeld, op welke basis, grondslag of wet kun je je dan beroepen?

Uiteraard kun je wel in je rol als adviseur optreden en kunnen jongeren (geanonimiseerd) besproken worden. Uiteraard maak je daarvan geen aantekeningen in het dossier van de leerling (mocht je toch zijn/haar naam weten). Wel kun je in je registratiesysteem onder de school je advies noteren als algemeen advies (is in de meeste registratiesystemen mogelijk).

 

Vraag
Hoe regel je preventieve gesprekken in overeenstemming met de AVG? (hierbij is school eigenaar en wij sluiten aan)?

Antwoord
Hoe is preventief werken beschreven in jullie werkproces? Wat valt eronder? Als je gegevens deelt, met wie doe je dat dan? Leg je gegevens vast? Waar en hoe lang? Wat doe je met de resultaten van de preventieve gesprekken? Hoe is deze werkwijze gecommuniceerd? Allemaal vragen waar je een duidelijk en transparant antwoord op moet kunnen geven.

Een voorbeeld: Als je in samenwerking met school een preventieve aanpak schoolverzuim hebt afgesproken dan zijn er twee situaties denkbaar. We gaan er daarbij vanuit dat de wettelijke termijn van verzuim nog niet is gehaald, school alle stappen heeft gezet die zij in hun verzuimaanpak hebben staan.

1. Een melding verzuim via DUO (kan al vanaf 1 uur ongeoorloofd verzuim via melding overig verzuim). In dit geval mag je de afspraken met de jongere in het leerlingendossier noteren. Je hebt immers een grond om te verwerken (melding DUO). Op deze wijze kun je ook zichtbaar maken hoeveel tijd en energie je steekt in preventief werken en meten wat de resultaten zijn.

2. Geen melding via DUO. Als in het verzuimprotocol van school staat dat er na een aantal stappen die school heeft gezet bij x aantal verzuim een gesprek volgt op school met de leerplichtambtenaar/rmc trajectbegeleider en school nodigt leerling en/of ouders/verzorgers uit dan kan het gesprek plaatsvinden. Echter mag je hiervan géén aantekeningen maken in het leerlingendossier, want de wettelijke grond ontbreekt. Eventueel kun je in het dossier van school aangeven dat je een x-tal preventieve gesprekken hebt gevoerd, zonder namen en rugnummers.