Gewone en bijzondere persoonsgegevens

Alle informatie die direct te herleiden is naar een persoon valt onder de noemer persoonsgegevens.

Gewone persoonsgegevens
Als medewerker leerplicht of RMC verwerk je dagelijks persoonsgegevens, denk aan: naam, adres, woonplaats, telefoonnummers, postcodes met huisnummers. Dit zijn allemaal ‘gewone’ persoonsgegevens.

Gewone persoonsgegevens mag je alleen verwerken als verwerking op minimaal één van de zes AVG grondslagen gebaseerd is. Je vindt ze hieronder. Voor leerplicht/RMC is de grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens: ‘wettelijke verplichting’.

Artikel 5: persoonsgegevens moeten:

  • Rechtmatig, behoorlijk en transparant worden verwerkt.
  • Voor rechtvaardige doeleinden worden verzameld.
  • Beperkt verwerkt worden tot hetgeen noodzakelijk is.
  • Juist zijn en zonodig geactualiseerd.
  • Minimaal opgeslagen worden (dat niet meer dan nodig opslaan, bewaarplicht ligt vast in archiefwet en selectielijst, DIV kent de termijnen).
  • Op een passende manier beveiligd zijn.

 

Artikel 6: rechtmatige verwerking:

  • Toestemming van betrokkene (elke vrije specifieke en ondubbelzinnige wilsuiting).
  • Uitvoering van een overeenkomst (bv onderwijsovereenkomst mbo).
  • Wettelijke verplichting.
  • Vitale belangen.
  • Taak van algemeen belang; publiekrechtelijke taak.
  • Gerechtvaardigd belang; privaatrechtelijke taak.


Onder verwerking vallen alle handelingen die een organisatie kan uitvoeren met persoonsgegevens. Denk aan: verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, met elkaar in verband brengen, wissen en vernietigen van gegevens.

Bijzondere persoonsgegevens
De AVG spreekt ook van bijzondere persoonsgegevens. Persoonsgegevens die door hun aard bijzonder gevoelig zijn worden met de AVG extra beschermd. Het gaat dan o.a. om persoonsgegevens:

  • waaruit ras of etnische afkomst blijkt;
  • waaruit politieke opvattingen blijken;
  • waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken;
  • gegevens over gezondheid;
  • gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele geaardheid.

Strafrechtelijke persoonsgegevens
Anders dan onder de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), zijn strafrechtelijke persoonsgegevens onder de AVG géén bijzondere persoonsgegevens. Voor het verwerken van deze gegevens gelden specifieke eisen (de verwerking staat onder toezicht van de overheid of de verwerking is toegestaan bij nationaal recht).

Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens is verboden en deze mogen uitsluitend gebruikt worden als hiervoor in de wet een uitzondering is gemaakt.

Bijzondere aandacht verdient hierbij dat het digitale loket de mogelijkheid biedt om informatie te verstrekken over verzuimachtergronden. Dit zijn gevoelige persoonsgegevens waarvoor de AVG een bijzonder, verhoogd, beschermingsregime kent.

Verwerking van de bijzondere persoonsgegevens en persoonsgegevens die onder een verhoogd beschermingsregime vallen is verboden, tenzijer een grondslag is waarop je je kunt beroepen. In ons geval is dat het uitvoeren van een wettelijke taak.

Bij de Wet Verzuimmelding is vastgelegd dat de school via de uniforme meldprocedure onderstaande bijzondere gegevens en gegevens die vallen onder een verhoogd beschermingsregime mag delen voor zover dat noodzakelijk is met het oog op de informatieverstrekking over de achtergronden van het verzuim. Het gaat om:

  • bijzondere persoonsgegevens over godsdienst of levensovertuiging;
  • de gezondheid;
  • strafrechtelijke gegevens;
  • persoonsgegevens over onrechtmatig en hinderlijk gedrag in verband met een opgelegde maatregel naar aanleiding van dat gedrag.

 

Kijk vooral ook in het Besluit Verzuimmelding. Hierin wordt aangegeven onder welke voorwaarden je bijzondere persoonsgegevens mag verwerken. Zie daarnaast de artikelen 21a, twaalfde lid van de Lpw 1969; 8.1.8a, elfde lid van de WEB; 47b, elfde lid van de WEC en 28a, elfde lid van de WVO.
 

Artikel 9 verbod verwerking bijzondere persoonsgegevens (Ras, etniciteit, gezondheid, strafrechtelijke gegevens etc.)

Tenzij:

  • Uitdrukkelijke toestemming.
  • Gegevens duidelijk openbaar bekend zijn gemaakt door betrokkene

BSN uitsluitend indien dit in bijzondere wetgeving staat. Let op: BSN niet als dossiernummer in systeem!


Burgerservicenummer (BSN)
Het BSN heeft een bijzondere status. Het is een persoonsnummer dat in eerste instantie bedoeld is voor contact tussen burger en overheid. Organisaties buiten de overheid mogen dit nummer alleen gebruiken als dit bij de wet bepaald is. Dit nummer wordt ook in het onderwijs gebruikt (ook wel onder de noemer onderwijsnummer of persoonsgebonden nummer). Wij mogen het BSN gewoon gebruiken voor het uitvoeren van onze wettelijke taak. Let wel op dat je het niet gebruikt als dossiernaam.