Alle vragen en antwoorden op een rij

Hier vind je de antwoorden op de meestgestelde vragen over het opvragen en delen van (bijzondere) persoonsgegevens.

 

Vraag
Hoe ga je om met informatie die je van ouders krijgt, bijvoorbeeld dat een kind of jongere ADHD heeft? (bijzonder persoonsgegeven).

Antwoord
Bijzondere persoonsgegevens mag je niet vastleggen, tenzij er een relatie is tussen -in dit geval- informatie over de gezondheid van het kind en het verzuim. Er zijn namelijk ook kinderen met ADHD die niet verzuimen.

Alleen het feit dat ouders aangeven dat hun kind ADHD heeft, is dus onvoldoende grond om die informatie vast te leggen in je dossier.

Is er een relatie tussen het verzuim en ADHD? Beschrijf dan de relatie tussen het gedrag dat je waarneemt of dat ouders beschrijven en het verzuim. Verwerk dat zo beperkt mogelijk in het leerlingendossier en houd goed in de gaten of de informatie 'nice to know' of 'need to know' is in het kader van de uitoefening van je wettelijke taak.

 

Vraag
Mag je naar aanleiding van de P-levering mbo-instellingen vragen om aanvullende informatie (telefoonnummer en/of emailadres) te leveren van uitgeschreven leerlingen?

Antwoord
Bij verzuim geldt het Besluit Verzuimmelding, daarin staan alle gegevens opgenomen.

Indien er sprake is van vsv dan is het volgende artikel van belang:

Artikel 8.3.2. Bestrijding voortijdig schoolverlaten door gemeente

1 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor registratie van de gegevens die het bevoegd gezag ingevolge artikel 8.1.8 heeft gemeld of waarover zij op grond van artikel 8.1.8a of op grond van artikel 24f, derde en vierde lid, van de Wet op het onderwijstoezicht beschikken. Burgemeester en wethouders dragen bovendien zorg voor een systeem van doorverwijzing naar onderwijs of arbeidsmarkt van de in artikel 8.3.1 bedoelde voortijdige schoolverlaters en voor het onderhoud van dit systeem. Het systeem heeft mede betrekking op de gegevens waarover de gemeente beschikt in het kader van de uitvoering van de Leerplichtwet 1969. Voor de uitvoering van de eerste en tweede volzin kunnen bij ministeriële regeling nadere voorschriften worden vastgesteld.

2 Voor de vervulling van hun in het eerste lid bedoelde taken werken de colleges van burgemeester en wethouders samen binnen bij of krachtens algemene maatregel van bestuur vastgestelde regio's. Zij maken tevens afspraken met instellingen, scholen als bedoeld in de Wet op het voortgezet onderwijs, scholen en instellingen als bedoeld in de Wet op de expertisecentra en organisaties die zijn betrokken bij het voorkomen en bestrijden van voortijdig schoolverlaten.

Om je taak goed uit te kunnen voeren zijn de genoemde gegevens van belang!

Zorg wel dat je de mails met persoonsgegevens met scholen versleuteld uitwisselt. Informeer bij je privacy adviseur of FG of en zo ja welke mogelijkheden er zijn binnen jouw organisatie.

 

Vraag
Mag een school, die een verzuimmelding in DUO aanmaakt, onder de AVG nog verzuimoverzichten verstrekken?

Antwoord
Ja dat mag. Op basis van het Besluit Verzuimmelding (waar de Leerplichtwet naar verwijst), blijkt dat er een verzuimspecificatie mag zijn. Hiermee is er dus een wettelijke grondslag om verzuimoverzichten aan te leveren.

Wel is de school er verantwoordelijk voor dat het verzuimoverzicht alleen die informatie bevat die bestemd is voor leerplicht, dus alléén het ongeoorloofd verzuim. School zal alle andere opmerkingen uit de verzuimstaten moeten verwijderen zoals ziekte en schorsing (geoorloofd verzuim) en notities als "boeken vergeten, gymkleding vergeten, naar de tandarts" etc).

Realiseer je dat ook het onderwijs bezig is om AVG proof te gaan werken en dat je dus mogelijk nog verzuimoverzichten krijgt met teveel informatie. Stem met je team, teammanager en FG af hoe jullie hier mee omgaan.

 

Vraag
Mogen scholen hun exit-formulieren nog naar je mailen?

Antwoord
Ja. Als een school een leerling verwijdert, moet dit terstond gemeld worden bij leerplicht. Ook bij RMC, want een jongere die verwijderd wordt is een vsv'er. Dus moet direct gemeld worden door de school.

Denk er bij het uitwisselen van persoonsgegevens via e-mail wel aan dat je dit versleuteld doet. Als je dat niet doet is er overigens niet direct sprake van een datalek. Dit is pas het geval wanneer de mail naar een ander mailadres verstuurd wordt dan dat van degene waarvoor het bestemd.

 

Vraag
Maakt het uit op welke wijze je persoonsgegevens uitwisselt met scholen of (keten)partners? Per mail, whatsapp of telefonisch?

Antwoord
De AVG geeft aan dat er passende en organisatorische maatregelen genomen moeten worden om het beveiligingsniveau te waarborgen. Dat geldt voor elk medium waarmee je persoonsgegevens uitwisselt. Wat is het gemeentelijk beleid? Stem met je manager en ICT afdeling af welke media je gebruikt (en of ze voldoende beschermd zijn).

E-mail
Tussen gemeenten is veilig uitwisselen van persoonsgegevens geregeld (check bij je eigen organisatie of dat inderdaad zo is). Bij uitwisseling van persoonsgegevens met scholen en (keten)partners moet je de gegevens versleutelen. Maak hierover afspraken met je manager en de ICT-afdeling.

Whatsapp
Met name RMC gebruikt whatsapp vaak om in contact met de jongeren te komen en/of te blijven, bijvoorbeeld om een afspraak te maken om langs te komen of hen eraan te herinneren. Dat zijn reminders zonder persoonsgegevens. Is whatsapp ook voldoende beveiligd om (bijzondere) persoonsgegevens te versturen naar bv (keten)partners? Weet je waar je gegevens blijven en wat er mee gebeurt?

Het feit dat er bij whatsapp staat dat berichten encrypted verstuurd worden, geeft geen nog duidelijkheid over waar je gegevens blijven c.q. worden opgeslagen. Vraag na bij je privacy adviseur of FG wat het beleid in je organisatie is om met whatsapp te werken. Mocht je dit kanaal toch gebruiken om persoonsgegevens te delen, sla deze berichten dan ook op in het leerlingendossier. Daar maken zij namelijk onderdeel van uit.

Telefonisch
Persoonsgegevens delen of uitwisselen per telefoon mag als je bevoegd bent in het kader van je wettelijke taak. Leg alleen vast wat nodig is in je leerlingendossier en deel alleen die informatie die nodig is in relatie tot het verzuim of vsv dat plaats vindt.

 

Vraag
Wat doe je met informatie die je ontvangt van andere organisaties die nog niet volgens de AVG werken?

Antwoord
Nog niet alle organisaties werken volgens de AVG. Iedere organisatie is zelf verantwoordelijk om AVG proof te werken. Als je informatie ontvangt die je niet mag ontvangen, vernietig deze dan en koppel dat terug aan de afzender.

Overleg met je manager en/of FG als je dit soort situaties tegenkomt! Maak gezamenlijk afspraken hoe hiermee om te gaan.

 

Vraag
Mag je bij een ROC informeren of een jongere is toegelaten tot een opleiding?

Antwoord
Ja (anders is of wordt het een vsv'er).